货代人海运操作全流程实战手册

《国际货代人海运操作全流程实战手册》

核心理念：细心、沟通、留痕（记录每一步）！

一、接单前：询价与确认委托（核心：快且准）

1. 客户询价

   • 客服接到客户需求（如：深圳→洛杉矶，100箱电子产品），立刻转给海运操作员。

   • 操作员向3家以上船公司/同行货代询价，对比：
     ✅ 价格（海运费+附加费）
     ✅ 船期（开船日/航程）
     ✅ 服务（是否直达？有无甩柜风险？）

   • 关键动作：填写《询报价记录单》，标注最优方案，客服24小时内回复客户。

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1. 客户确认委托

   • 客户口头同意后，立刻发《海运委托书》模板（电子版/传真），指导客户填写：
     ▶ 发货人/收货人全称、地址、电话
     ▶ 货物品名、箱数、重量、体积
     ▶ 起运港/目的港、运输条款（如FOB/CIF）
     ▶ 特别要求（如：买保险、代报关）

   • 避坑：要求客户盖章回传！无盖章后续易扯皮。

二、订舱与提货（核心：盯紧时间节点）

1. 向船公司订舱

   • 操作员凭客户《委托书》填订舱单（Booking Form），重点写清：
     🔷 货好时间（工厂交货日）
     🔷 截港日（最晚还柜时间）
     🔷 船名航次（若已确定）

   • 订舱后紧盯：24小时内拿到船司的《订舱确认书》（含提单号、提柜地点）。

2. 安排提货/装箱

   • 国内拖车：

     • 填《派车单》给拖车行 → 拿到司机姓名/车牌/电话 → 立刻发给发货人！

     • 提醒工厂：拍照集装箱号/封条号，核对无误再装货！

   • 中港/监管车（香港/保税区货）：

     • 提前提供司机海关ID、车牌号给报关行，确保报关、提货同步走！

   • 客户自送：发《进仓通知》给客户，标注码头截关时间！

三、报关与装船（核心：单证一致）

1. 报关冲刺阶段

   • 收齐客户报关资料（发票、装箱单、合同、报关委托书）→ 当天转报关行！

   • 每日催报关行：“是否放行？” → 紧盯海关放行条！

   • 死线原则：必须在船司截关前完成报关！

2. 提单制作与确认

   • 根据客户资料做提单草稿（Draft B/L），重点核对：
     🔹 收货人信息（错一个字母可能无法提货！）
     🔹 货物描述（与报关一致！）

   • 发提单草稿给客户 → 书面确认（邮件/盖章）→ 提交船司锁单！

   • 改单血泪教训：若客户要改提单，必须收改单费书面确认再操作！

四、货物跟踪与到港（核心：主动跟进）

1. 全程物流监控

   • 开船后：
     ✅ 登陆船司官网（如Maersk/COSCO）查船位 → 截图发给客户！
     ✅ 遇台风/塞港 → 立刻通知客户+协商备用方案！

   • 到港前3天：发《到港通知》给收货人，提醒准备清关！

2. 门到门服务关键

   • 联系国外代理 → 确认清关、派送安排 → 索要签收单（POD）！

   • 丢货应对：若未收到POD，立即查海外仓+催代理！

五、客户特殊需求处理（核心：留证据）

• 买保险

  1. 收客户《货物商业发票》→ 核对货值

  2. 填保单投保 → 确保货物在船开前投保生效！

  3. 重点：保单正本寄客户，扫描件留底！

• 改提单/改港

  • 收客户书面申请+承担费用承诺 → 找船公司改单 → 出新提单后让客户二次确认！

六、结算：收付钱不踩坑（核心：对账清晰）

1. 付钱给船公司/车队

   • 操作员催供方发账单 → 结算员核对费用（海运费+THC+封条费等）→ 付款后索要付款凭证！

   • 潜规则：不付款船司不放货！务必在货到港前付清！

2. 向客户收钱

   • 结算员做《Debit Note》（费用清单）→ 列明：
     ✦ 基础运费 ✦ 报关费 ✦ 保险费 ✦ 文件费

   • 催款技巧：

     • 月结客户：提前5天发账单

     • 新客户：收到提单扫描件后立即收款！

   • 铁律：收到全款再寄正本提单！

新人必看避坑指南

1. 时间陷阱

   • 工厂货晚 → 立即申请延迟截关！

   • 报关被卡 → 换报关行救急！

2. 费用争议

   • 报价时注明“附加费以船司开船为准”（如旺季附加费）！

   • 客户质疑收费 → 甩船司账单截图！

3. 文件管理

   • 建立每票货的专属文件夹 → 留存：委托书、提单确认件、报关单、付款凭证！

总结：货代操作 = 70%沟通 + 30%细心
✅ 每天盯船期、催单证、对账单
✅ 所有操作留邮件/微信记录
✅ 把客户当“小白”：主动告知下一步动作！

实战口诀：
接单快，订舱准；
报关盯到放行稳；
提单确认再锁单；
到港收款不留坑！

附：常用工具

• 船期查询：www.shipmentlink.com (长荣) / Maersk官网

• 海运跟踪：17TRACK、船司APP

• 费用对比：Freightos（市场价参考）

按此流程操作，既能减少失误，又能提升客户信任度！

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