国际空运老炮儿的邮箱实战指南-货代QA社

以下为国际空运老炮儿的邮箱实战指南，融合12年跨境实操经验，用真实英文邮件片段+中文战术解析展示如何刀刀见血。看完直接复制使用！

一、首封开发信：用痛点撕开口子

标题公式（任选）：

[对方机场代码]问题：中国空运文件错误害您损失$XXXX？

AOG救星：SZX→LAX 48hrs实操记录（附清关截图）

邮件正文（中英对照）：[content_hide]
Hi [First Name],

Let’s be honest – 90% of China air agents cause you 3 nightmares:
（直击痛点）
❌ Docs arrive AFTER flight lands → Customs delays & angry clients
（文件航班落地后才到 → 清关延误+客户翻脸）
❌ Zero updates post-departure → You sweat over ETA like a gambler
（起飞后失联 → 您像赌徒般猜测ETA）
❌ Surprise charges appear → Profit turns to dust
（天价附加费 → 利润蒸发）

**Our solution at [您公司名] (PVG/SZX specialists):**
✅ Pre-Flight Doc Check:
– AWB draft/CI/PL/Cargo IMP/DG decs in your inbox **4 HOURS before takeoff**
– Ex-airline staff spot HS code errors → **Customs clearance under 3hrs at LAX**
（解决方案：航班起飞前4小时收齐文件 + 前航司专家复核 → LAX清关<3小时）

✅ Real-Time War Room:
– WhatsApp group: You + Me + My ops lead [名字]
– Live photos: Cargo screened > Built > Departed > Customs released > POD
（三方作战群：实时照片播报关键节点）

**Action? Pick one:**
👉 Reply with “TEST”: Send your next shipment details → I’ll quote in 1hr
👉 Book 15-min call: [Calendly链接] → Show you our live dashboard
（行动号召：测试报价或预约演示）

[手写签名]
老王
24/7 WhatsApp: +86 XXX XXXX XXXX

战术解析：

用 90% agents 制造共情，$XXXX 刺激神经

方案带具体时间 (4 HOURS) 和岗位 (ex-airline staff)

行动指令简单粗暴 (Reply with “TEST”)

二、对方回复报价请求：锁死细节防扯皮

老外邮件：

Send me your rates for PVG→LAX general cargo.

你的回复（24小时内必回）：

Hi [Name],

**Got it. To give ACCURATE numbers, I need:**
1. Cargo type: ________ (e.g., “Electronics with built-in batteries”)
2. Weight: ________ kg | Dimensions: ________ boxes (LxWxH per box)
3. Ready date: ________
4. Door-to-door deadline: ________ hrs

**Once received:**
– Check REAL-TIME space on MU/CZ
– Calculate ALL-IN cost (air, fuel, security, handling)
– Email fixed quote + flight options **within 60 mins**

**Pro tip:** Attach your CI/PL draft → My doc team pre-checks FREE.
（专业提示：发来发票箱单草稿 → 我团队免费预审）

Waiting your specs!

-老王

战术解析：

四要素必问（货类/重量/备货日/时效）过滤无效询价

60 mins 承诺建立可靠印象

免费预审为后续合作埋钩子

三、对方沉默5天：用政策炸弹激活

跟进邮件标题：
[对方机场] 红色警报：PVG新规将延误锂电池货物（附应对方案）

邮件正文：

Hi [Name],

Saw you checked my quote. **URGENT ALERT:**
⚠️ PVG starts **100% X-ray screening for e-commerce batteries** from [日期]
⚠️ Missing UN38.3 Test Summary = 72hr hold

**If you have shipments:**
1. Verify shipper has **UN38.3 + 1.2m drop test report**
2. WhatsApp me docs → Pre-check **FREE in 20 mins** (no obligation)
（对策：提供免费加急预审服务）

**Why bother?** Last week saved an LAX agent from $8k demurrage.
（案例刺激：上周刚帮LAX代理省$8000滞港费）

Call if fire: +86 XXX XXXX XXXX

-老王

附件：
PVG_Battery_Screening_Rule.pdf（官网政策截图+高亮关键条款）
战术解析：

用 URGENT ALERT 制造危机感

免费20分钟预审降低试错门槛

$8k案例证明价值

四、对方投诉：把危机变忠诚度

老外怒吼邮件：

Where’s my fucking Pharma shipment? Temperature data not updated!

你的神操作（30分钟内回复）：

Hi [Name],
**UPDATE (as of [时间]):**
– 08:00: Cleared customs at LAX (Proof: Attached FDA release)
– 08:45: Loaded on truck #ABC123
– Live temp: 3.8°C (Screenshot attached)
– ETA warehouse: 10:30 AM | Track driver: [GPS链接]

**Compensation for delay:**
– Cover today’s storage charges
– 15% off next shipment

**Root cause:** Thermo logger glitch → Replaced unit + fired vendor.

My ops head [名字] calling you NOW.

-老王

战术解析：

时间轴+证据链（清关文件/温度截图/GPS）平息怒火

主动补偿（承担费用+下次折扣）超出预期

根因透明（设备故障+更换供应商）建立信任

关键心法

文件即武器：

Cargo IMP必标 HS code + Temperature range

AWB草稿注明 “NO SURPRISE CHARGES”